Otimizando o fluxo de envio de estoque para o fulfillment
O projeto teve como objetivo otimizar o fluxo de envio de estoque para o fulfillment, reduzindo fricções e aumentando a taxa de lojistas com produtos armazenados no centro de distribuição — fator essencial para vendas e receita no marketplace.
UX Strategy
Research
Data & Metrics
UX/UI Design
Contexto
Desafio/Problema
Baixa adesão de lojistas ao envio de estoque → poucos produtos disponíveis para venda.
Impactos diretos: queda na taxa de conversão, menos pedidos no fulfillment e perda de receita para lojistas e para o Olist.
Solução
Redesign do fluxo de envio de estoque, integrando a emissão de nota fiscal de transferência diretamente no Olist.
Expansão da solução para emissão de NF de venda.
Redução da dependência de ERPs externos → mais controle, menos erros.
Ferramentas utilizadas:
Figma
Miro
google meet
jira
mixpanel
dovetail
Processo de Design
Do discovery à entrega, liderei o processo de design junto à squad de Fulfillment By Olist, validando protótipos com usuários reais e iterando até chegar na versão final.
Discovery
KPI
OKR
desk research
matriz csd
analytics
Descobrindo a raiz do problema
Ao analisar o funil, percebemos que a maior fricção acontecia em um ponto específico: a emissão e o upload da nota fiscal.
Mais de 60% das NFs eram rejeitadas por erros de preenchimento.
Quase 1 a cada 4 lojistas abandonava o processo nesse momento.
E os chamados ao suporte sobre faturamento representavam 80% da demanda.
Essa era a jornada que os lojistas precisavam percorrer para enviar os produtos:
Era evidente que o processo não estava funcionando para nossos usuários.
Research
mapa de calor
análise de dados
entrevistas com usuários
personas
triangulação de dados
Escutando quem realmente importa
Para entender a fundo o problema:
Identifiquei diferentes perfis de usuários, desde indústrias tradicionais entrando no varejo até pequenos e-commerces apostando em marketplaces.
Triangulei dados transacionais, comportamentais e entrevistas em profundidade com lojistas.
Para entender de perto, mergulhei na rotina dos lojistas. Entrevistamos perfis distintos — da grande loja consolidada à empreendedora individual.
A percepção foi unânime:
“Emitir nota fiscal dentro do fluxo atual é confuso, demorado e arriscado.”
Além disso, descobrimos que 65% dos sellers utilizavam o Tiny como ERP. Apesar de ser uma solução bem estruturada, sua configuração complexa e dependência externa gerava insegurança.
Direction
matriz de custo e esforço
priorização
A virada de chave
Foi nesse ponto que surgiu a hipótese central:
“E se o Olist assumisse a emissão da nota fiscal dentro da própria plataforma?"
Essa decisão representava muito mais do que uma mudança técnica — era uma mudança de mentalidade. Estávamos trazendo um processo crítico para dentro do ecossistema, dando ao lojista confiança e autonomia.
Design
wireframe
design system
protótipo de baixa fidelidade
usabilidade
Construindo a solução
O redesign do fluxo foi pensado para:
1.
Simplificar a jornada: menos cliques, menos dúvidas.
2.
Reduzir erros: preenchimento orientado e validações automáticas.
3.
Empoderar o lojista: emissão de NF de transferência e também de venda direto no Olist.
A proposta era tornar a jornada mais fluida, menos fragmentada e mais fácil para aumentar a taxa de conversão de envio de produtos para o fulfillment.
Refine
mapeamento de eventos
casos de uso
casos de exceção
protótipo de alta fidelidade
teste de usabilidade
Criamos protótipos, testamos com lojistas reais e ajustamos detalhes até chegarmos em uma experiência fluida.
Delivery
protótipo navegável
handoff
A solução final trouxe:
Simplificação
Etapas mais curtas e intuitivas
Redução de erros
Validações automáticas e instruções claras para preenchimento da NF.
Confiança
Feedback visual imediato sobre cada etapa.
Integração fluida
Troca de informações mais rápidas com um sistema de faturamento interno.
Ongoing
acompanhamento de performance
análise de dados
O impacto
Os resultados falaram por si:
O tempo médio para emissão de NF caiu de 20h para 7h.
A taxa de drop-off reduziu de 23% para 7%.
Erros de NF despencaram de 64% para 34%.
Chamados de suporte relacionados a faturamento reduziram de 80% para 21%.
E o mais importante: o volume de envios de estoque dobrou, impulsionando em 4x a performance de vendas via fulfillment.
Aprendizados
Esse projeto me ensinou que:
Muitas vezes, a maior dor do usuário está em um detalhe invisível do fluxo.
Resolver um problema operacional pode gerar um impacto direto em receita e satisfação.
E que trazer processos críticos para dentro da plataforma é um investimento que paga dividendos em escala.
✨ Esse case reforçou algo que carrego comigo como designer: meu papel é transformar atrito em confiança, e complexidade em simplicidade.
Quer saber mais detalhes?
Entre em contato comigo e vamos conversar! Posso te contar mais sobre meu processo de trabalho e sobre as decisões de design articuladas nesse estudo.
Gabriela Lara
Senior Product Designer
Copyright © 2025 Gabriela Lara.